Factures fournisseurs
Optimisez le traitement de vos factures fournisseurs
Solal Digital prend en charge le traitement opérationnel de vos factures fournisseurs : réception, contrôle, rapprochement avec les commandes, workflow de validation et suivi des exceptions. Ce n'est pas une prestation d'expertise comptable — c'est un processus opéré, mesuré et intégré à vos outils existants.
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étapes couvertes, de la réception au suivi des exceptions
1
workflow de validation intégré à vos outils
3
niveaux de contrôle sur chaque facture traitée
Situation
Des difficultés récurrentes dans le traitement fournisseurs
Ces situations reviennent chez la plupart des entreprises qui envisagent d'externaliser le traitement de leurs factures fournisseurs.
Un volume de factures qui dépasse la capacité de traitement
Formats multiples, fournisseurs nombreux, volumes croissants : le traitement manuel devient un goulot d'étranglement.
Des écarts commande/facture détectés trop tard
Sans rapprochement systématique, les écarts de prix ou de quantité sont découverts après paiement, ce qui complique leur régularisation.
Des délais de validation qui s'allongent
Une facture qui circule entre plusieurs services sans workflow clair prend du retard, avec un risque sur les délais de paiement et la relation fournisseur.
Un classement documentaire peu fiable
Factures dispersées entre boîtes mail et dossiers partagés, difficiles à retrouver en cas de contrôle ou de litige fournisseur.
Périmètre
Ce que Solal prend en charge
Un traitement opérationnel complet, de la réception au suivi des exceptions.
Réception et identification
Centralisation des factures reçues par email, portail ou EDI, identification du fournisseur et du type de document.
Contrôle des données et du fournisseur
Vérification de la cohérence des informations (montants, TVA, coordonnées bancaires) et de la conformité du fournisseur selon vos règles internes.
Rapprochement commande/facture
Comparaison systématique avec le bon de commande et le bon de réception pour identifier tout écart avant validation.
Gestion des écarts
Qualification des écarts détectés (prix, quantité, référence) et transmission aux bons interlocuteurs pour arbitrage.
Workflow de validation
Routage de la facture vers les valideurs concernés selon vos règles de délégation, avec relances automatiques en cas de blocage.
Suivi des statuts et exceptions
Visibilité en temps réel sur l'état de chaque facture (en attente, validée, en litige) et traitement prioritaire des cas bloquants.
Gestion documentaire
Classement, archivage et indexation des factures traitées pour un accès rapide en cas de contrôle ou de demande fournisseur.
Fonctionnement
Comment fonctionne la mise en place
- 01
Analyse du processus actuel
Cartographie des volumes, des canaux de réception, de l'ERP ou du logiciel comptable utilisé et des règles de validation en place.
- 02
Intégration aux outils existants
Connexion aux outils du client (ERP, GED, outil de dématérialisation) sans imposer de changement d'outil.
- 03
Formation et démarrage pilote
Montée en compétence de l'équipe dédiée sur vos fournisseurs, vos règles de contrôle et votre workflow de validation.
- 04
Montée en charge
Extension progressive à l'ensemble du volume de factures, avec ajustement des règles de contrôle si nécessaire.
Pilotage
KPI de qualité et de délai
Le traitement des factures fournisseurs est piloté par des indicateurs concrets, suivis en continu.
Délai de traitement
Temps entre la réception d'une facture et sa mise en workflow de validation, suivi et comparé à l'engagement fixé.
Taux d'écarts détectés
Part des factures présentant un écart avec la commande, mesurée pour évaluer la fiabilité du processus amont.
Taux de factures bloquées
Volume de factures en attente de validation au-delà du délai cible, suivi pour relancer les valideurs concernés.
Fiabilité du classement documentaire
Capacité à retrouver une facture traitée en quelques minutes, vérifiée par contrôle ponctuel.
Technologie & IA
Automatisation, OCR et IA documentaire
La technologie accélère le traitement sans remplacer le contrôle humain sur les cas sensibles.
Extraction automatique des données
Les données clés (montant, TVA, référence commande) sont extraites automatiquement des factures reçues, puis vérifiées par l'équipe.
Rapprochement assisté
Le rapprochement commande/facture est pré-calculé automatiquement ; seuls les écarts détectés sont traités manuellement.
Workflow digitalisé
Routage automatique des factures vers les valideurs, avec relances et escalades programmées selon vos règles.
Intégration aux outils du client
Connexion directe aux ERP et outils de dématérialisation existants pour éviter la double saisie.
Preuves
Un processus opérationnel, pas un service comptable
À titre illustratif, voici comment se structure un dispositif de traitement fournisseurs une fois stabilisé.
Exemple de contrôle
Chaque facture supérieure à un seuil défini fait l'objet d'un double contrôle avant transmission au valideur, pour limiter le risque d'erreur sur les montants élevés.
Volume mensuel illustratif
Un client de la distribution logistique fait traiter plusieurs centaines de factures par mois par une équipe dédiée, avec un taux de factures bloquées ramené à un niveau résiduel après la phase pilote.
Cas client illustratif — logistique
Le rapprochement commande/facture, auparavant manuel et source de retards de paiement, est désormais systématique et suivi via un reporting hebdomadaire partagé avec la direction financière.
Modèles
Des modèles adaptés à votre volume
Assistant dédié
Un collaborateur intégré à vos outils, pour un volume ciblé de factures.
Cellule de traitement
Une équipe coordonnée par un référent Solal, pour couvrir l'ensemble du flux fournisseurs.
Processus managé avec SLA
Solal prend en charge le traitement de bout en bout, avec engagements de délai formalisés.
Objections
Ce que nos clients vérifient avant de démarrer
Est-ce une prestation comptable ou un traitement opérationnel ?
C'est un traitement opérationnel : réception, contrôle, rapprochement et workflow. Solal n'intervient pas sur les écritures comptables ni sur la validation fiscale, qui restent de votre ressort ou de celui de votre expert-comptable.
Nos données bancaires et fournisseurs sont-elles en sécurité ?
Les accès sont attribués selon le principe du moindre privilège, tracés et révocables. Voir notre page Sécurité & RGPD pour le détail du dispositif.
Peut-on garder notre outil de dématérialisation actuel ?
Oui, l'équipe Solal s'intègre aux outils déjà en place chez vous plutôt que d'imposer un changement d'outil.
Que se passe-t-il en cas de litige avec un fournisseur ?
Les cas de litige sont qualifiés et transmis à vos équipes selon un circuit défini au démarrage, avec un suivi jusqu'à résolution.
FAQ
FAQ décisionnelle
L'externalisation du traitement fournisseurs remplace-t-elle mon expert-comptable ?
Non. Solal prend en charge le traitement opérationnel en amont — réception, contrôle, rapprochement, workflow — pas les écritures comptables ni les missions d'expertise comptable.
Quels formats de factures sont pris en charge ?
Les factures papier scannées, PDF reçues par email et flux EDI sont pris en charge, selon les canaux déjà utilisés par vos fournisseurs.
Combien de temps pour démarrer ?
Un périmètre ciblé démarre généralement en quelques semaines après le cadrage et l'intégration aux outils existants.
Comment savoir si mon volume justifie une externalisation ?
Dès que le traitement manuel des factures génère des retards de validation récurrents ou une charge significative pour vos équipes internes, une étude de processus permet d'évaluer le gain potentiel.
Analysons ensemble votre processus fournisseurs
Un échange de 30 minutes permet d'identifier les points de friction actuels et le modèle de traitement le plus adapté à votre volume.