Back-office externalisé
Externalisez votre back-office et concentrez vos équipes sur l'essentiel
Saisie de données, mise à jour ERP/CRM, gestion documentaire, traitement de demandes administratives : Solal Digital prend en charge ces tâches à faible valeur ajoutée mais indispensables, avec une équipe dédiée, des contrôles qualité et des engagements de service formalisés.
5
familles de tâches back-office couvertes
1
équipe dédiée formée à vos outils et procédures
2
niveaux de contrôle qualité sur chaque tâche
Situation
Des tâches back-office qui pèsent sur vos équipes
Ces situations reviennent chez la plupart des entreprises qui envisagent d'externaliser leur back-office.
Des collaborateurs qualifiés occupés par des tâches répétitives
Saisie, classement, mise à jour de fiches : des tâches nécessaires mais chronophages qui détournent vos équipes de missions à plus forte valeur ajoutée.
Des données dispersées et peu fiables
ERP, CRM et fichiers partagés mal synchronisés génèrent des erreurs qui se propagent dans l'ensemble de l'organisation.
Des demandes administratives qui s'accumulent
Sans capacité dédiée, les demandes entrantes (clients, partenaires, internes) prennent du retard, avec un impact direct sur la satisfaction.
Une absence de visibilité sur le volume traité
Sans suivi structuré, il est difficile de savoir combien de tâches sont traitées, avec quelle qualité et dans quels délais.
Périmètre
Le périmètre du back-office externalisé
Un périmètre défini avec vous, qui peut s'étendre progressivement.
Saisie et contrôle de données
Saisie de données issues de formulaires, documents ou emails, avec contrôle de cohérence avant intégration dans vos systèmes.
Mise à jour ERP/CRM
Création et mise à jour de fiches clients, produits ou fournisseurs, selon les règles de qualité de données définies avec vous.
Gestion documentaire
Classement, indexation et archivage de documents entrants, pour un accès rapide et fiable dans la durée.
Traitement de demandes
Qualification et traitement de demandes administratives entrantes, avec escalade des cas complexes vers vos équipes.
Contrôles et rapprochements
Vérifications croisées entre plusieurs sources de données pour détecter les incohérences avant qu'elles n'aient d'impact opérationnel.
Fonctionnement
Comment fonctionne la mise en place
- 01
Cadrage du périmètre
Identification des tâches à externaliser en priorité, des outils concernés et des volumes actuels traités en interne.
- 02
Documentation des procédures
Formalisation des règles de traitement existantes, ou co-construction avec vos équipes si elles ne sont pas encore écrites.
- 03
Formation et démarrage pilote
Montée en compétence de l'équipe dédiée sur vos outils, puis démarrage sur un périmètre restreint avec suivi renforcé.
- 04
Extension progressive
Élargissement du périmètre une fois la qualité stabilisée, avec identification des tâches automatisables.
Pilotage
Qualité et SLA
Chaque périmètre back-office est suivi par des engagements de service et des indicateurs de qualité définis dès le cadrage.
Délai de traitement
Temps entre la réception d'une tâche et son traitement complet, suivi et comparé à l'engagement de service défini.
Taux d'erreur
Part des tâches nécessitant une correction, mesurée par contrôle croisé systématique sur un échantillon représentatif.
Volume traité
Nombre de tâches traitées sur une période donnée, suivi pour ajuster la capacité de l'équipe dédiée si nécessaire.
Reporting régulier
Un point de suivi périodique avec un référent unique côté Solal, pour partager les indicateurs et ajuster le dispositif.
Technologie & IA
Automatisation progressive
La technologie vient en appui une fois le processus stabilisé, pour accélérer les tâches les plus répétitives.
Identification des tâches automatisables
Une fois le volume et les règles connus, les tâches les plus répétitives et standardisées sont identifiées pour automatisation.
Scripts et règles métier
Automatisation des contrôles de cohérence et des mises à jour répétitives, sous supervision humaine constante.
Agents IA en appui à la saisie
Extraction et pré-remplissage de données à partir de documents, avec validation humaine avant intégration finale.
Preuves
Un fonctionnement structuré et mesuré
À titre illustratif, voici comment se structure un dispositif back-office une fois stabilisé.
Liste de processus type
Mise à jour de fiches produits, saisie de bons de commande, classement de documents contractuels, traitement de demandes de devis — des processus génériques fréquemment externalisés.
Exemple de SLA
Traitement des tâches standards sous 24 à 48 heures ouvrées, avec escalade immédiate des cas urgents identifiés par le client.
Cas client illustratif
Une entreprise de services a externalisé la mise à jour de ses fiches CRM et le classement documentaire, avec un volume mensuel stabilisé après la phase pilote et un reporting mensuel partagé.
Modèles
Des modèles adaptés à votre besoin
Une ressource dédiée
Un collaborateur intégré à vos outils, pour un périmètre de tâches ciblé.
Une équipe back-office
Plusieurs collaborateurs coordonnés par un référent Solal, pour un périmètre plus large.
Un back-office managé
Solal prend en charge l'ensemble du périmètre avec SLA et reporting formalisés.
Objections
Ce que nos clients vérifient avant de démarrer
Comment garantir la fiabilité des données saisies ?
Chaque tâche fait l'objet d'un contrôle de premier niveau, complété par un contrôle croisé par échantillonnage sur les données sensibles.
Est-ce que je garde le contrôle sur mes outils ?
Oui. Les accès sont attribués selon le principe du moindre privilège et tracés. Voir notre page Sécurité & RGPD.
Que se passe-t-il si le volume de tâches augmente fortement ?
La capacité de l'équipe dédiée est ajustable selon des modalités définies contractuellement dès le démarrage.
Peut-on commencer par un périmètre restreint ?
C'est l'approche recommandée : un premier périmètre limité, mesuré et stabilisé, avant d'envisager une extension.
FAQ
FAQ décisionnelle
Quelles tâches back-office sont les plus simples à externaliser ?
Les tâches à volume régulier et aux règles claires — saisie, mise à jour de fiches, classement documentaire — sont les plus simples à démarrer.
Combien de temps pour démarrer une externalisation back-office ?
Un périmètre ciblé peut démarrer en quelques semaines après le cadrage et la documentation des procédures.
Comment le service est-il piloté au quotidien ?
Un référent unique côté Solal centralise les échanges, avec un reporting régulier sur les volumes traités et la qualité.
Peut-on combiner back-office et autres processus externalisés ?
Oui, de nombreux clients combinent back-office, ADV et traitement fournisseurs au sein d'un même dispositif piloté par un référent unique.
Étudions ensemble le périmètre de votre back-office
Un échange de 30 minutes permet d'identifier les tâches à externaliser en priorité et le modèle d'équipe le plus adapté.